Le dossier numérique remplace le classeur papier traditionnel dans les administrations et constitue l'outil central de stockage et de gestion de tous les documents d'une procédure administrative. Il permet un travail indépendant du lieu, les agents pouvant accéder aux dossiers à tout moment via des réseaux sécurisés. Les exigences essentielles portent sur la valeur probante, l'immuabilité et la traçabilité complète des modifications, conformément aux réglementations légales. De nombreux systèmes proposent en outre la gestion des versions, la recherche en texte intégral et l'intégration dans les flux de travail. La dématérialisation accélère le traitement des dossiers et réduit les coûts d'archivage physique.